Aux patient(e)s de la Clinique médicale Pierre-Bertrand,

Nous tenons à vous assurer que nous reconnaissons avoir la responsabilité de protéger toutes informations personnelles et privées de nos patients, nos partenaires ainsi que nos employés.  Nous avons donc pris les mesures nécessaires afin de rencontrer nos obligations conformément à la Loi 25, concernant la modernisation des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels.

Si vous croyez être victime d’un bris de confidentialité, veuillez aviser dans les plus brefs délais notre responsable de la protection de la vie privée, Dr Richard Blanchet, aux coordonnées mentionnées ci-bas.  Nous nous engageons à faire suite à votre demande dans les meilleurs délais et à corriger toutes situations fautives.

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment la Clinique médicale Pierre-Bertrand S.E.N.C recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la Clinique » de temps à autre dans la Politique. Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels. La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple, en personne, par téléphone ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

 

Responsable de la protection des renseignements personnels

Dr Richard Blanchet
Clinique médicale Pierre-Bertrand S.E.N.C
303, boul. Pierre-Bertrand, suite 212
Québec (Québec) G1M 3L7

Téléphone : 418-683-2724
Courriel :  cmpbadministration.gmf03@ssss.gouv.qc.ca

 

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

 

Au sein de notre clinique médicale, nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :

Tous les membres de la clinique ont la responsabilité de préserver la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels.  Plusieurs mesures ont été mises en place, dont celles-ci,

• Confidentialité des mots de passe;
• Verrouillage du système informatique en cas d’absence dans le bureau;
• Double vérification avant l’expédition des documents;
• Déchiquetage sécurisé des documents nominatifs par une firme spécialisée;
• Emplacement du télécopieur dans un endroit sécuritaire;
• Retrait sans délai des autorisations d’accès aux membres qui quittent l’organisation.

Les professionnels de la santé et le personnel administratif sont responsables de la collecte, de la gestion et de la divulgation des informations sensibles dans le cadre du traitement médical. Ils protègent les renseignements personnels sensibles en utilisant des formulaires d'information sécurisés, en veillant à ne pas discuter des informations confidentielles en public et en se conformant aux lois sur la protection des données.

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :

Le personnel administratif et les professionnels de la santé sont tenus d’assurer l’exactitude, l’intégrité et la sécurité de vos renseignements personnels et de signer une clause de confidentialité. En plus des politiques et des procédures mises en place pour protéger vos renseignements personnels, nous offrons de la formation continue sur le sujet à tous les membres de l’organisation.

 

Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par : « Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. « Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

 

Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?

Les renseignements personnels sont obtenus directement de la personne concernée, de ses représentants autorisés ou d’autres organisations de soins de santé, de services chargés de la délivrance des permis d’exercice, d’organismes de réglementation ou de vérification des titres de compétences.  Notre Clinique utilise uniquement des méthodes équitables et illicites pour recueillir les renseignements personnels. Vos renseignements personnels sont utilisés exclusivement aux fins mentionnées dans la dite politique.

 

Quels sont les renseignements personnels que nous collectons ?

Les renseignements peuvent comprendre votre nom, votre adresse, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre numéro d’assurance-maladie, le nom de votre mère, des renseignements sur votre santé (par exemple, un diagnostic ou un traitement que vous avez reçu).

 

Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ?

Nous recueillons vos renseignements personnels avec votre consentement ou comme la loi l'autorise.   La clinique utilise et divulgue vos renseignements aux fins définis dans la présente politique de protection de la vie privée.  Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnable selon les circonstances.

Nous pourrions faire part de vos renseignements personnels à des fournisseurs de services dans le cadre de l’administration de services de santé à votre intention. Notamment, pour vous référer à un spécialiste ou à un autre professionnel de la santé, effectuer des tests ou des analyses de laboratoire, traiter les paiements ou émettre des factures aux fournisseurs.

 

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ?

Ces renseignements sont recueillis pour plusieurs raisons :

• Pour correspondre avec les patients;
• Pour orienter les services;
• Pour prendre les rendez-vous;
• Pour repérer le dossier associé au patient;
• Pour des fins administratives et comptables;

 

Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ?

On ne peut exiger des individus qu'ils consentent à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire pour fournir le produit ou le service. Ils doivent avoir le choix de consentir ou de ne pas consentir.

Cependant, si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les services médicaux dont vous auriez besoin.

 

Qui aura accès à vos renseignements personnels ?

Vos renseignements personnels sont partagés avec soin, uniquement avec ceux qui ont besoin de les connaître.  Nous ne partageons les renseignements personnels que lorsqu’ils se rapportent à une demande de soin ou pour lesquels, nous avons obtenu votre consentement.

Nous pourrions divulguer vos renseignements personnels à un tiers fournisseur de services en lien avec des services précis à effectuer.  Notamment, la maintenance de notre base de données ou pour d’autres raisons reliées à l’opération de notre entreprise. Ces fournisseurs sont tenus de conserver vos renseignements personnels confidentiels et en lieu sûr et doivent aussi respecter notre politique de protection de la vie privée.  

 

Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers ?

Vos renseignements personnels peuvent être partagés de façon confidentielle, par téléphone, courriel sécurisé, télécopieur ou via le dossier médical électronique.

 

Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ?

Nous conservons tous les éléments requis au dossier médical électronique et tous les autres renseignements personnels, selon la durée indiquée aux lois et aux règlements en vigueur.

Tous les renseignements personnels sur la santé collectés dans les cliniques seront conservés pendant au moins cinq ans, comme l’exige le Collège des médecins du Québec.

 

Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ?

Les renseignements personnels recueillis sont conservés dans des banques de données confidentielles sur des serveurs dotés de systèmes de haute sécurité, protégés contre l’accès par des personnes non autorisées et les utilisations malveillantes.  Nous évaluons nos équipements et nos procédures de sécurité régulièrement.  

Tous les renseignements personnels sur la santé que nous recueillons à la clinique sont stockés dans des dossiers médicaux électroniques (DME). Nos accords avec nos fournisseurs de DME, et tous les autres fournisseurs de services tiers utilisés dans le cadre des activités de la clinique, garantissent que tous les renseignements personnels sur la santé restent au Canada et que nos fournisseurs respectent toutes les lois pertinentes sur la protection de la vie privée et adhèrent à certaines normes de protection des données.

 

Quels produits technologiques utilisons-nous

• Omnimed - Dossier médical électronique
• Dossier santé Québec - Partage de renseignements de santé entre les professionnels
• Xacte - Insription clientèle, facturation médicale
• RX vigilance - Interaction médicamenteuse

 

Mesures de sécurité et risques inhérents

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions ?

 

En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence. Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

 

Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec. Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissons en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

 

Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.

 

Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
• Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus
• Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
• Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : www.cai.gouv.qc.ca  pour les citoyens / Commission d'accès à l'information du Québec.
• Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

 

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, de la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

 

Comment utilisons-nous les témoins de navigation?  

Il est possible que la Clinique utilise des «cookies» ou «témoins» pour mesurer l'achalandage de notre site et pour personnaliser votre utilisation future. Cette technologie inoffensive est largement répandue sur Internet. Elle ne peut en aucun cas permettre de vous identifier. Il vous est possible en tout temps de refuser les témoins en modifiant tout simplement la configuration de votre ordinateur. Si vous refusez les témoins, vous aurez quand même accès au site, mais il est possible que votre navigation en soit affectée et que vous ne puissiez profiter de certains services si une inscription est requise.

 

Sites de tiers

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

 

Décisions entièrement automatisées

Nous n’avons pas recours à une technologie qui prend des décisions de manière automatisée basée sur des renseignements personnels.

 

Technologies d’identification, de profilage, ou localisation

Nous n’avons pas recours à une technologie qui utilise des renseignements personnels pour analyser le comportement de nos clients.

 

Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?

La Politique peut être révisée et modifiée sans préavis, afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.  La mise à jour sera publiée sur notre site internet

Mise à jour le 22 septembre 2023